Entscheidungspaket: DMS & E-Akte – vom Fachprozess bis zum Exit
Aktenplan, Metadaten, Berechtigungen, Records, Fachverfahren, Migration, Archivierung und Exit in einem kontrollierten Pilot zusammenführen.
Am Ende steht ein abgenommener E-Akte-Pilot für einen realen Fachprozess mit belastbarer Migration, Integrationen, Aufbewahrungs-/Aussonderungsregeln und nachgewiesenem Export.
Ich will eine E-Akte einführen, ohne Migration, Archivierung und Exit erst am Ende zu entdecken.
Dokumente und Vorgänge sollen digital geführt werden, aber Aktenplan, Metadaten, Berechtigungen, Fachverfahren und Bestandsmigration müssen vor einem breiten Rollout praktisch funktionieren.
Von Anforderungen bis Betrieb auf einer Datenbasis
Sechs Schritte nutzen dieselben Anforderungen und Produktdaten. Du kannst jederzeit vor- oder zurückspringen.
Welle 5 · Workplace & Fachservices
Benutzer- und Fachservices erst auf die freigegebenen Plattform-, Identity-, Recovery- und Access-Pfade aufsetzen.
Schritte mit konkreten Nachweisen und Gates
Nicht bei der Oberfläche beginnen, sondern bei Akten, Vorgängen, Metadaten, Rollen und Fristen.
Nachweise
- Pilot-Fachprozess
- Akten-/Vorgangsmodell
- Metadatenkatalog
- Berechtigungsowner
- Aufbewahrungs-/Aussonderungsregeln
Office/E-Mail, Scan und ein Fachverfahren sowie repräsentative Bestandsdaten in die Zielarchitektur aufnehmen.
Nachweise
- Integrationsmatrix
- Migrationsstichprobe
- Mapping für Metadaten/Rechte
- Fehler- und Dublettenregeln
- Backup-/Recovery-Anforderungen
DMS/E-Akte-Lösungen an Fachprozess, Records, APIs, Betrieb und Exit statt an Featurelisten messen.
Nachweise
- Finder-Profil
- Shortlist
- Vergleichsmatrix
- Integrationsfragen
- Pilotarchitektur
Reale Vorgänge, Rechte, Versionen, Migration, Aufbewahrung und Integrationen praktisch testen.
Nachweise
- Pilotakten
- Migrationsprotokoll
- Integrationsnachweise
- Aufbewahrungs-/Aussonderungstest
- Berechtigungs- und Auditnachweis
Exit- und Wiederherstellbarkeit nachweisen und weitere Fachbereiche risikobasiert priorisieren.
Nachweise
- Exportprobe
- Recovery-Nachweis
- Rollout-Roadmap
- Betriebs-Runbook
- Go-/No-Go-Entscheidung
Was nach dem Pilot tatsächlich vorliegen sollte
- Akten-/Vorgangsmodell
- Metadatenkatalog
- Berechtigungsowner-Matrix
- Aufbewahrungs-/Aussonderungsregeln
- Integrationsmatrix
- Migrationsmapping
- Finder-Profil
- Vergleichsmatrix
- Pilotarchitektur
- Migrationsprotokoll
- Exportprobe
- Betriebs-Runbook
Typische Fehlstarts
- DMS-Einführung als reine Dateiablage behandeln
- Aktenplan und Metadaten erst nach der Produktauswahl definieren
- Migration nur mit einfachen PDFs testen
- Archivierung, Aufbewahrung und Aussonderung vermischen
- Exit nur vertraglich zusichern lassen, aber nicht praktisch testen
Fragen für Go, No-Go oder nächste Pilotstufe
Bildet die Lösung Akten, Vorgänge, Metadaten, Versionen und Rechte für den Pilotprozess nachvollziehbar ab?
Sind Aufbewahrung, Sperren, Löschung/Aussonderung und Nachweise organisatorisch und technisch beherrschbar?
Funktionieren Office/E-Mail, Scan und mindestens ein Fachverfahren mit klaren Fehlerpfaden?
Können Bestandsdaten einschließlich Metadaten, Rechte und Historie vollständig übernommen und geprüft werden?
Sind Backup, Recovery, Monitoring, Rollen und Support für das Zielbetriebsmodell geklärt?
Lassen sich Dokumente, Metadaten, Aktenstruktur und relevante Nachweise vollständig und reproduzierbar exportieren?
Vom Entscheidungsweg in ein neutrales Anforderungsprofil
Muss-/Kann-Kriterien, Anbieterfragen, Pilot-Abnahme, Betrieb, Exit und Bewertungsmatrix aus demselben fachlichen Paket.