E-Akte
Aktenplan, Vorgänge, Metadaten, Berechtigungen und nachvollziehbarer Lifecycle gehören zusammen.
DMS / E-AKTE · WISSEN
Die Kriterien hinter der Entscheidung verstehen.
Dokumente, Akten, Records, Workflows, Fachverfahren, Betriebsmodell und Exit gemeinsam bewerten.
Akten & Records
Akten & Records
Records
Aufbewahrung und Aussonderung sind Governance-Prozesse, keine reine Speicherfunktion.
Integration
Integration
Office & Mail
Outlook und Office bestimmen häufig Akzeptanz und Ablagequalität.
Fachverfahren
APIs und Connectoren entscheiden, ob DMS und Fachprozess ohne Medienbruch zusammenspielen.
Betrieb
Betrieb
Migration
Versionen, Metadaten, Berechtigungen und Aktenstruktur müssen belastbar migriert werden.
Exit
Vollständiger Export und dokumentierte Formate gehören vor Beschaffung geprüft.
PRAXIS-CHECK
Von Wissen zu einer belastbaren Entscheidung
Diese Punkte sollten vor Pilot, Beschaffung oder Migration mit realen Daten und Hersteller-/Vertragsunterlagen belegt werden.
- Aktenplan, Vorgänge, Metadaten, Berechtigungen, Versionierung und Aufbewahrungsregeln an einem realen Fachprozess modellieren.
- Office-/Outlook-, Scan- und mindestens eine Fachverfahrensintegration mit produktionsnahen Dokumenten und Berechtigungen pilotieren.
- Records-/Archivierungsanforderungen, Lösch-/Aussonderungsprozesse und Nachvollziehbarkeit organisatorisch und technisch abnehmen.
- Migration mit repräsentativen Dokumenten, Versionen, Metadaten, Aktenstrukturen und Rechten durchführen und Ergebnis vollständig prüfen.
- Vollständigen Export, APIs, Datenformate, Betriebsmodell, Backup/Recovery und Exit-Pfad vor Vertragsabschluss praktisch verifizieren.
Quellenstand: 2026-09-21 · Quellenstand frisch.
OFFIZIELLE REFERENZEN
Primärquellen und Praxisbeispiele
Quellen dienen der Einordnung. Unbekannte Funktionen, Preise oder Vertragsbedingungen werden nicht ergänzt.
d.velop documents
DMS/ECM für strukturierte Dokumentverwaltung, digitale Akten und revisionssichere Ablage.
Primärquelle öffnenQuelle geprüft: 2026-09-21ELO ECM Suite
ECM-Plattform für Dokumente, Workflows und digitale Akten mit Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Optionen.
Primärquelle öffnenQuelle geprüft: 2026-09-21enaio
DMS/ECM mit digitaler Akte, Workflows und revisionssicherem Archiv für Cloud- und On-Premises-Szenarien.
Primärquelle öffnenQuelle geprüft: 2026-09-21Fabasoft eGov-Suite
E-Akte und digitales Vorgangsmanagement für die öffentliche Verwaltung.
Primärquelle öffnenQuelle geprüft: 2026-09-21