Projekt: DMS-/E-Akte-Pilot mit echtem Fachprozess und Migration
Ein abgegrenzter Fachprozess wird mit Aktenplan, Metadaten, Rechten, Office-/Fachverfahrensintegration, Migration, Aufbewahrung und Export Ende zu Ende pilotiert.
Projekt · von Christian Hoberg · veröffentlicht 21.09.2026 · 9 Min. Lesezeit
DMSE-AktePilot
Zeitraum8–12 Wochen
Voraussetzungenein abgegrenzter Fachprozess, Akten-/Metadatenowner und repräsentative Bestandsdaten
Ergebnisabgenommener E-Akte-Prozess mit Migrations-, Archivierungs- und Exit-Nachweis
1. Pilotakte und Sollmodell definieren
Ein fachlich relevanter, aber begrenzter Prozess wird mit Aktenstruktur, Vorgängen, Dokumenttypen, Metadaten, Rechten und Fristen beschrieben.
2. Integrationen produktionsnah anbinden
Office/E-Mail, Scan und mindestens ein Fachverfahren werden mit realistischen Identitäten, Metadaten und Fehlerfällen getestet.
3. Repräsentative Bestandsdaten migrieren
Dokumente, Versionen, Metadaten, Berechtigungen und Verknüpfungen werden aus einem definierten Bestand übernommen und nach der Migration fachlich abgeglichen.
4. Aufbewahrung und Aussonderung prüfen
Fristen, Sperren, Löschung, Aussonderung und Nachweisfähigkeit werden mit Testakten durchgespielt; technische und organisatorische Verantwortlichkeiten werden dokumentiert.
5. Export und Recovery abnehmen
Ein vollständiger Export sowie die Wiederherstellung des Pilotbestands werden praktisch geprüft. Erst danach wird eine Rolloutwelle für weitere Fachbereiche geplant.
Eine E-Akte wird nicht durch Dokumentenablage allein belastbar. Aktenplan, Metadaten, Berechtigungen, Aufbewahrung, Fachverfahren, Migration und Export müssen gemeinsam als Lebenszyklus modelliert werden.
Backups sind erst dann belastbar, wenn ein kritischer Service innerhalb eines definierten RTO mit geprüftem RPO, geschützter Kopie und dokumentierter Recovery-Reihenfolge wiederhergestellt werden kann.
Druckerbeschaffung ist Flotten- und Serviceplanung. Zählerstände, A4/A3- und Farbanteile, Scan-Workflows, Authentisierung, Secure Print, SLA und Vertragskosten müssen auf derselben Datengrundlage bewertet werden.
Eine Firewall-Auswahl ist belastbar, wenn Security-Durchsatz, Zonenmodell, VPN/WAN, HA, Schnittstellen und Lizenzkosten mit realem Traffic und Betriebsfällen geprüft werden.