DMS & E-Akte: Aktenplan, Migration und Archivierung als ein Projekt denken
Eine E-Akte wird nicht durch Dokumentenablage allein belastbar. Aktenplan, Metadaten, Berechtigungen, Aufbewahrung, Fachverfahren, Migration und Export müssen gemeinsam als Lebenszyklus modelliert werden.
Der Aktenplan ist Teil der Systemarchitektur
Akten, Vorgänge, Dokumenttypen und Metadaten sollten vor der Produktauswahl an einem realen Verwaltungsprozess beschrieben werden. Nur dann lässt sich prüfen, ob Ablage, Suche, Versionierung, Vererbung und Berechtigungen den fachlichen Sollzustand tragen.
Aufbewahrung, Aussonderung und Archivierung trennen
Operative Aufbewahrung im DMS, Langzeitspeicherung und die spätere archivrechtliche Aussonderung sind unterschiedliche Aufgaben. Fristen, Verantwortlichkeiten, Integrität, Lesbarkeit und Übergabeformate müssen deshalb explizit festgelegt werden.
Migration ist ein Datenqualitätsprojekt
Ein Pilot sollte nicht nur einige PDFs verschieben. Repräsentative Akten müssen mit Versionen, Metadaten, Rechten, Verknüpfungen und historischen Zuständen migriert und anschließend fachlich sowie technisch geprüft werden.
Fachverfahren und Office sind produktionskritische Integrationen
E-Mail, Office, Scanstrecken und mindestens ein echtes Fachverfahren gehören in den Pilot. Entscheidend sind Fehlerpfade, Identitäten, Metadatenübergabe und der Umgang mit Dokumenten, die außerhalb des DMS entstehen.
Exit muss vor dem Vertrag beweisbar sein
Ein vollständiger Export mit Dokumenten, Metadaten, Aktenstruktur, Versionen und Berechtigungsinformationen sollte vor dem Rollout praktisch verifiziert werden. Ohne reproduzierbaren Export wird eine spätere Migration unnötig riskant.