Anforderungsprofil: DMS/E-Akte Einführung
Herstellerneutrales technisches Anforderungs- und Beschaffungspaket zum Entscheidungspaket „DMS/E-Akte Einführung“.
Am Ende steht ein abgenommener E-Akte-Pilot für einen realen Fachprozess mit belastbarer Migration, Integrationen, Aufbewahrungs-/Aussonderungsregeln und nachgewiesenem Export.
Thema: dms-eakte · Stand 2026-09-21Welle 5 · Workplace & Fachservices
Benutzer- und Fachservices erst auf die freigegebenen Plattform-, Identity-, Recovery- und Access-Pfade aufsetzen.
Vor jeder Punktebewertung nachweisen
Diese Kriterien sind als technische Mindestnachweise formuliert. Nicht erfüllte Muss-Kriterien sollten nicht durch Komfort- oder Preisvorteile kompensiert werden.
| ID | Kriterium | Geforderter Nachweis |
|---|---|---|
| M01 | Aktenplan, Vorgänge, Metadaten, Berechtigungen, Versionierung und Aufbewahrungsregeln an einem realen Fachprozess modellieren. | Hersteller-/Angebotsnachweis plus Pilot- oder Betriebsnachweis. |
| M02 | Office-/Outlook-, Scan- und mindestens eine Fachverfahrensintegration mit produktionsnahen Dokumenten und Berechtigungen pilotieren. | Hersteller-/Angebotsnachweis plus Pilot- oder Betriebsnachweis. |
| M03 | Records-/Archivierungsanforderungen, Lösch-/Aussonderungsprozesse und Nachvollziehbarkeit organisatorisch und technisch abnehmen. | Hersteller-/Angebotsnachweis plus Pilot- oder Betriebsnachweis. |
| M04 | Migration mit repräsentativen Dokumenten, Versionen, Metadaten, Aktenstrukturen und Rechten durchführen und Ergebnis vollständig prüfen. | Hersteller-/Angebotsnachweis plus Pilot- oder Betriebsnachweis. |
| M05 | Vollständigen Export, APIs, Datenformate, Betriebsmodell, Backup/Recovery und Exit-Pfad vor Vertragsabschluss praktisch verifizieren. | Hersteller-/Angebotsnachweis plus Pilot- oder Betriebsnachweis. |
Mehrwert nur mit realem Betriebsnutzen bewerten
| ID | Kriterium | Bewertungshinweis |
|---|---|---|
| K01 | Workflow- und Formularlogik lässt sich versionieren, testen und mit nachvollziehbaren Freigaben betreiben. | Als Mehrwert nur bewerten, wenn die Funktion für den Zielbetrieb nachweisbar nutzbar ist. |
| K02 | Signatur-, Siegel- oder PKI-Integration ist für relevante Verwaltungsprozesse standardisiert anbietbar. | Als Mehrwert nur bewerten, wenn die Funktion für den Zielbetrieb nachweisbar nutzbar ist. |
| K03 | OCR/Capture und automatisierte Klassifikation können kontrolliert mit manueller Nachbearbeitung kombiniert werden. | Als Mehrwert nur bewerten, wenn die Funktion für den Zielbetrieb nachweisbar nutzbar ist. |
| K04 | Offene APIs und standardisierte Exporte reduzieren Integrations- und Exit-Abhängigkeiten. | Als Mehrwert nur bewerten, wenn die Funktion für den Zielbetrieb nachweisbar nutzbar ist. |
Fragen für Angebot, Workshop und technische Klärung
Bildet die Lösung Akten, Vorgänge, Metadaten, Versionen und Rechte für den Pilotprozess nachvollziehbar ab?
Sind Aufbewahrung, Sperren, Löschung/Aussonderung und Nachweise organisatorisch und technisch beherrschbar?
Funktionieren Office/E-Mail, Scan und mindestens ein Fachverfahren mit klaren Fehlerpfaden?
Können Bestandsdaten einschließlich Metadaten, Rechte und Historie vollständig übernommen und geprüft werden?
Sind Backup, Recovery, Monitoring, Rollen und Support für das Zielbetriebsmodell geklärt?
Lassen sich Dokumente, Metadaten, Aktenstruktur und relevante Nachweise vollständig und reproduzierbar exportieren?
Gates als objektive Abnahmekriterien verwenden
Für den Pilot ist fachlich eindeutig, welche Informationen in welcher Akte liegen, wer zugreifen darf und welche Fristen gelten.
Für jede Pilotintegration und jede migrierte Datenklasse existiert ein definierter Sollzustand und ein Fehlerpfad.
Die Shortlist deckt E-Akte, Records, Workflows, Office/Fachverfahren und das geforderte Betriebsmodell nachweisbar ab.
Der Pilotbestand ist fachlich vollständig, Rechte und Historie stimmen und die relevanten Integrationen funktionieren auch bei Fehlerfällen.
Dokumente, Metadaten, Aktenstrukturen und relevante Nachweise sind exportierbar; Recovery und nächste Rolloutwelle sind verantwortet.
Vor Produktivsetzung klären
- Akten-/Records-Owner, Aufbewahrungsregeln und Berechtigungsverantwortung verbindlich pflegen.
- Integrationen, Import-/Export-Jobs und Workflow-Fehler mit klaren Eskalationswegen überwachen.
- Backup, Archivierung, Recovery und Stichproben zur Wiederherstellbarkeit regelmäßig testen.
- Metadaten-, Rechte- und Dublettenqualität während Migration und Betrieb messbar kontrollieren.
Vor Vertragsbindung nachweisen
- Dokumente, Metadaten, Versionen, Akten-/Vorgangsstrukturen und relevante Berechtigungsinformationen vollständig exportieren können.
- Aufbewahrungs-, Aussonderungs- und Archivnachweise bei Migration oder Vertragsende nachvollziehbar erhalten.
- Schnittstellen, Workflows und Migrationsmapping so dokumentieren, dass eine Folgelösung ohne proprietäres Wissen aufgebaut werden kann.
Gewichtete Bewertung erst nach den Muss-Kriterien
Die Gewichte ergeben zusammen 100 %. Die Skala bewertet nachgewiesene Eignung – nicht Herstellergröße oder Markenpräferenz.
| Kategorie | Gewicht | Skala | Dokumentation |
|---|---|---|---|
| Fachmodell & Records | 30 % | 0 = nicht nachgewiesen · 1 = teilweise · 2 = erfüllt · 3 = übertroffen | Nachweis/Kommentar |
| Integration & Migration | 20 % | 0 = nicht nachgewiesen · 1 = teilweise · 2 = erfüllt · 3 = übertroffen | Nachweis/Kommentar |
| Betrieb & Recovery | 20 % | 0 = nicht nachgewiesen · 1 = teilweise · 2 = erfüllt · 3 = übertroffen | Nachweis/Kommentar |
| Governance & Nachweise | 15 % | 0 = nicht nachgewiesen · 1 = teilweise · 2 = erfüllt · 3 = übertroffen | Nachweis/Kommentar |
| Commercial & Exit | 15 % | 0 = nicht nachgewiesen · 1 = teilweise · 2 = erfüllt · 3 = übertroffen | Nachweis/Kommentar |
Für Pilot, Entscheidung und Vertrag dokumentieren
- Akten-/Vorgangsmodell
- Metadatenkatalog
- Berechtigungsowner-Matrix
- Aufbewahrungs-/Aussonderungsregeln
- Integrationsmatrix
- Migrationsmapping
- Finder-Profil
- Vergleichsmatrix
- Pilotarchitektur
- Migrationsprotokoll
- Exportprobe
- Betriebs-Runbook