Anforderungsprofil: Zeiterfassung
Herstellerneutrales technisches Anforderungs- und Beschaffungspaket zum Entscheidungspaket „Zeiterfassung“.
Am Ende steht ein abgenommener Zeiterfassungsprozess mit modellierten Zeitregeln, getesteten Buchungswegen, Korrektur-/Freigabe- und Auditpfad, validierter Lohn-/ERP-Schnittstelle sowie dokumentiertem Datenschutz-, Betriebs- und Exit-Konzept.
Thema: zeiterfassung · Stand 2026-09-21Welle 5 · Workplace & Fachservices
Benutzer- und Fachservices erst auf die freigegebenen Plattform-, Identity-, Recovery- und Access-Pfade aufsetzen.
Vor jeder Punktebewertung nachweisen
Diese Kriterien sind als technische Mindestnachweise formuliert. Nicht erfüllte Muss-Kriterien sollten nicht durch Komfort- oder Preisvorteile kompensiert werden.
| ID | Kriterium | Geforderter Nachweis |
|---|---|---|
| M01 | Arbeitszeitmodelle, Pausen, Schichten, Zuschläge und Sonderfälle mit HR/Fachbereich vollständig modellieren. | Hersteller-/Angebotsnachweis plus Pilot- oder Betriebsnachweis. |
| M02 | Mitbestimmung, Datenschutz und arbeitsrechtliche Anforderungen für den konkreten Prozess gesondert prüfen. | Hersteller-/Angebotsnachweis plus Pilot- oder Betriebsnachweis. |
| M03 | Terminal-, App-, Browser- und Offline-Buchungen in den tatsächlichen Einsatzorten pilotieren. | Hersteller-/Angebotsnachweis plus Pilot- oder Betriebsnachweis. |
| M04 | Lohn-/ERP-Schnittstelle mit realen Stamm-, Zeit- und Korrekturdaten inklusive Fehlerfällen testen. | Hersteller-/Angebotsnachweis plus Pilot- oder Betriebsnachweis. |
| M05 | Korrektur-, Freigabe-, Audit-, Aufbewahrungs- und Exportprozess vor Rollout verbindlich definieren. | Hersteller-/Angebotsnachweis plus Pilot- oder Betriebsnachweis. |
Mehrwert nur mit realem Betriebsnutzen bewerten
| ID | Kriterium | Bewertungshinweis |
|---|---|---|
| K01 | Regel-/Tarifmodelle können versioniert und vor Aktivierung mit Testfällen gegen bestehende Ergebnisse verglichen werden. | Als Mehrwert nur bewerten, wenn die Funktion für den Zielbetrieb nachweisbar nutzbar ist. |
| K02 | APIs/Webhooks ermöglichen lose gekoppelte HR-/ERP- und Workflow-Integrationen statt proprietärer Einwegimporte. | Als Mehrwert nur bewerten, wenn die Funktion für den Zielbetrieb nachweisbar nutzbar ist. |
| K03 | SSO/MFA sowie rollenbasierte Delegation vereinfachen Betrieb für dezentrale Einheiten und Führungskräfte. | Als Mehrwert nur bewerten, wenn die Funktion für den Zielbetrieb nachweisbar nutzbar ist. |
| K04 | Terminal-, App- und Browser-Erfassung können in einem gemeinsamen Daten- und Berechtigungsmodell kombiniert werden. | Als Mehrwert nur bewerten, wenn die Funktion für den Zielbetrieb nachweisbar nutzbar ist. |
Fragen für Angebot, Workshop und technische Klärung
Sind Pausen, Schichten, Zuschläge, Abwesenheiten, Rundung und Sonderfälle für alle relevanten Beschäftigtengruppen korrekt modellierbar?
Funktionieren Browser, App, Terminal und erforderliche Offline-Erfassung an den tatsächlichen Einsatzorten und für die vorgesehenen Rollen?
Sind Korrektur, Genehmigung, Sperrung, Historie und Auditpfad nachvollziehbar und rollenbasiert umgesetzt?
Ist die Lohn-/ERP-Schnittstelle mit realen Stamm-, Zeit- und Korrekturdaten einschließlich Fehlerfällen vollständig getestet?
Sind Datenumfang, Sichtbarkeit, Aufbewahrung sowie Datenschutz-/Mitbestimmungsprüfung für den konkreten Prozess dokumentiert?
Lassen sich Stamm-, Zeit-, Korrektur- und relevante Auditdaten vollständig und in nutzbarer Form exportieren und in einen Folgeprozess überführen?
Gates als objektive Abnahmekriterien verwenden
Alle relevanten Beschäftigten-/Zeitmodelle und Sonderfälle besitzen einen eindeutigen Sollprozess und fachlichen Owner.
Der Pilot verarbeitet nur freigegebene Datenfelder und besitzt einen dokumentierten organisatorischen Prüf- und Freigabepfad.
Die vorgesehenen Buchungswege funktionieren für repräsentative Beschäftigtengruppen inklusive Offline-/Fehler- und Benutzerwechsel-Szenarien.
Freigegebene Zeiten werden vollständig und nachvollziehbar in das Zielsystem übertragen; Fehler lassen sich ohne Datenverlust korrigieren.
Betrieb, Nachweise und vollständiger Datenexport sind reproduzierbar; eine spätere Migration hängt nicht von einem ungeprüften proprietären Export ab.
Vor Produktivsetzung klären
- Buchungs-, Terminal-, Sync- und Schnittstellenfehler mit fachlichen und technischen Ownern überwachen.
- Zeitmodelle, Pausen-/Schichtregeln und Freigabeworkflows versioniert ändern und vor Aktivierung mit repräsentativen Fällen testen.
- Rollen, Berechtigungen, Aufbewahrung, Auditzugriffe und organisatorische Freigaben mit definierter Review-Cadence pflegen.
- Abrechnungsübergabe, Export/Backup, Terminal-Lifecycle und Wiederanlauf regelmäßig mit realen Testdaten prüfen.
Vor Vertragsbindung nachweisen
- Stamm-, Zeit-, Korrektur-, Freigabe- und erforderliche Auditdaten vollständig in nutzbaren Formaten exportieren können.
- Lohn-/ERP-Schnittstellen und Buchungswege während einer Migration mit definiertem Stichtag, Delta-Übernahme und Rückfall betreiben.
- Terminals, Apps, Identitäten, Aufbewahrungsdaten und Anbieter-/Tenant-Bindungen nach Migration vollständig und nachweisbar bereinigen.
Gewichtete Bewertung erst nach den Muss-Kriterien
Die Gewichte ergeben zusammen 100 %. Die Skala bewertet nachgewiesene Eignung – nicht Herstellergröße oder Markenpräferenz.
| Kategorie | Gewicht | Skala | Dokumentation |
|---|---|---|---|
| Fachregeln & Usability | 25 % | 0 = nicht nachgewiesen · 1 = teilweise · 2 = erfüllt · 3 = übertroffen | Nachweis/Kommentar |
| Integration & Datenqualität | 20 % | 0 = nicht nachgewiesen · 1 = teilweise · 2 = erfüllt · 3 = übertroffen | Nachweis/Kommentar |
| Governance & Audit | 20 % | 0 = nicht nachgewiesen · 1 = teilweise · 2 = erfüllt · 3 = übertroffen | Nachweis/Kommentar |
| Betrieb & Buchungswege | 20 % | 0 = nicht nachgewiesen · 1 = teilweise · 2 = erfüllt · 3 = übertroffen | Nachweis/Kommentar |
| Commercial & Exit | 15 % | 0 = nicht nachgewiesen · 1 = teilweise · 2 = erfüllt · 3 = übertroffen | Nachweis/Kommentar |
Für Pilot, Entscheidung und Vertrag dokumentieren
- Zeitmodell-Katalog
- Rollen-/Berechtigungsmatrix
- Korrektur-/Freigabeprozess
- Datenschutz-/Mitbestimmungs-Prüfpunkte
- Buchungsweg-Test
- Schnittstellenmapping
- Abrechnungsabgleich
- Audit-/Reporting-Konzept
- Export-/Exit-Probe
- Betriebs-Runbook